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规章制度

  为了加强学校及各单位印章的制作和管理,使印章的使用更规范化、制度化,在原印章管理办法的基础上,结合现在学校的实际情况,修订制定本制度。
  一、印章的制作与启用
  (一)学校新成立的单位需刻制印章、原单位变更名称等,由用印单位持学校有关文件,来校办开具介绍信,前往公安局审批刻制。
  (二)新章刻制好后,由校办发文启用。对更换新印章的,必须将原印章交校办验收并交校档案馆封存,新印章启用原印章同时作废。
  (三)学校印章的样式、尺寸
   1、学校及其所属院系、职能机构的印章一律为圆形。
   2、学校印章所刊名称自左而右环行,中心部位刊五角星。院系、处级机构印章自左而右环行学校名称,院系、机构名称垂直于学校名称自左而右横向排列,中心部位刊五角星。
   3、学校党委、行政印章的直径为42㎜;院系及处级机构印章的直径为40㎜,其下属机构印章的直径为38㎜;学校钢印的直径为36㎜。
   4、各单位各类印章一律不得自行制作。
  二、学校印章的使用
  (一)以学校的名义发出的公文,要出具主管校领导签发的拟文底稿,方予用印。
  (二)以学校名义签定的合同、协议,须由法律顾问审核签字、分管校领导签字、校长签字后,方予用印。
  (三)以学校的名义对外报送的请示报告、申请书、项目计划书、各类报表等,须由主管校领导审核签字或填写“山西大学用印凭单”,方予用印。
  (四)以学校的名义颁发的获奖证书、聘书,须由承办单位填写“山西大学用印凭单”,方予用印。
  (五)本科生、研究生以及联合办学的录取通知书,须由教务处、研究生学院和联合办学单位填写“山西大学用印凭单”,方予用印。
  (六)联系出国学习、探亲等事宜,须由外事处、保卫部等部门审核盖章,主管校领导签字同意后,方予用印。
  (七)校级证明、公函,须由本单位出具证明、单位领导签字同意后,方予用印。特殊的证明,如房产证明、学生在校学习证明、工资证明,还须由相关单位如后勤管理处、教务处、人事处审核加盖公章后,方予用印。
  (八)介绍信用印
   1、学校行政介绍信的开具须持所在单位加盖公章的介绍信,经校办主任审核同意,方予办理。
   2、开具离婚介绍信,须持本人申请和所在单位调解意见,方予办理。
   3、一般情况下不开空白介绍信,如若开具须由有关领导批准。
  (九)证件类用印
   1、学生证用印,须由学生管理部门如教务处、研究生学院、成人教育(职业技术)学院审核并出具证明,指派专人来校办办理。
   2、办理毕业证、学位证、结业证和学历证明等,须由承办单位填写“山西大学用印凭单”并提供学生名册,指派专人到校办办理。
   3、教职工的工作证、退休证,须由人事处审核并出具证明,方予用印。
  三、 法人代表名章的使用
  以法人代表名义出具的委托书、授权书以及其他事宜使用法人代表名章时,须经校长本人审核同意后,方予用印。
  四、学校各单位印章的使用
  学校各单位印章在使用时,必须经本单位负责人签字同意。各单位印章主要在校内使用,一般不对外使用。各单位印章因破损或其他原因需更换时,须持单位主要负责人签字同意的请示报主管校领导批准。
  五、印章的保管
  (一)印章必须指定专人负责保管,使用时监印人必须严格遵守审批程序,秉公办事。
  (二)印章应保持整洁,印面字迹工整、清晰、印泥颜色纯正,加盖时应注意位置端正。
  (三)印章管理人员应妥善保管印章,不得随意乱放和借用,一般不得带出单位以外使用。下班和节假日要将印章锁入保险柜内。