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规章制度

  上级文件内容包含了工作安排、实施方案、会议通知等重要信息。校内请示报告是学校各部门就工作中的要求和问题、开展活动情况以及紧急事件等内容,呈请校领导批准、批阅的一种上行公文。接收并及时办理上级来文和校内请示报告是校办行政工作的重要内容,也是学校各方面良好运转的重要环节。为切实做好上级来文和校内请示报告的批阅和落实工作,特制定本工作制度。
  一、上级来文办理
  (一)收文范围
  收文处理是指对来自本校外部的公文所实施的处置与管理活动。收文范围,包括中共中央、国务院、国防科工委、教育部等国家有关部委,以及省委、省政府、省教育厅等省内单位下发的文件、内部明电和传真。
  (二)收文处理程序
  收文处理的一般程序为:签收、外收文登记、启封、内收文登记、拟办、组织传阅、催办、查办、处理完毕。上级机关、平级机关或其他不相隶属单位来文、来函、电报等由校长办公室负责签收、登记、运转,经校长办公室主任提出拟办意见后,呈学校领导批示或交有关部门办理。具体操作流程为:
  签收、登记。收到文件后,首先了解文件内容,全文浏览,并标注关键信息和主要要求。随后根据文件内容填写阅办卡,并在《上级来文办理情况一览表》上登记。登记内包括,收文序号、收文时间、来文单位、来文文号、文件主题、办公室主任拟办意见、办理进度和结果。
  拟办、批办。及时提交校办主任,由校办主任提出拟办意见,根据拟办意见呈送有关校领导批示或传阅。
  承办、催办。根据领导批示内容和文件要求转送有关单位办公室信息员,重要文件必须与转发单位主要领导说明文件情况,并在时限范围内催办、督办,将办理结果向校办主任反馈。
  保密、存档。对于涉密文件,必须交送校机要室办理。每周将一周办理的文件制表(上级来文周报),通过办公系统制成上级来文周报。按规定将纸质文件、阅办卡及电子文档分类、整理,提交档案馆立卷、归档。
  (三)具体要求
   1、将需要报请审批的各类公文及时呈校领导批阅。对一般公文的批阅,最长不超过5天;对限时办理的公文,要在规定时限内办理批阅流程,不得拖压;对特急件,要及时并尽快呈送主要领导批阅。根据校领导批示的意见,及时办理、传阅、转发并督办,不得推诿和延误。对紧急公文应按要求时限办理,办理结果向办公室主任反馈办理结果。
   2、严格执行公文保密制度。对于涉密文件,必须交送校机要室办理。对于校领导批示内容,不相关人员不得随意查询,确需查询时,须征得办公室主任同意,方可查询。
   3、为适应电子政务的推行,公文办理完毕,应当及时将文件和阅办卡扫描存档(pdf.格式),并按规定将纸质文件、阅办卡及电子文档提交档案馆立卷、归档。
  二、办理校内请示报告
  (一)接收范围
  校内请示报告必须由一级单位(学院、一级研究单位、职能处室)按照一事一报一请示的原则,填写请示报告卡,写清请示或报告的内容,提出书面报告,经单位主要负责人签字并加盖单位公章提交校办。
  (二)请示报告办理程序
  请示报告办理的一般程序为:签收、登记、问询、拟办、运转、办理、督办、反馈。具体操作流程为:
  签收、登记。收到请示报告后,首先了解请示或报告的内容,向呈送单位问询具体情况,并标注关键信息和主要事件。随后在《请示报告办理情况一览表》上登记。登记内包括:编号、来文单位、来文时间、文件种类、文件题目(事由)、办公室主任拟办意见、办理进度和结果。
  问询、实地查看。校内请示报告涉及部门内部的具体情况,需要积极的问询,并根据具体情况积极联系请示报告涉及到的相关单位去实地察看,尽可能多的收集相关资料(影像资料、纸质材料等),并将实地察看的情况汇总成调研报告提交主任阅办。
  拟办、批办。及时提交校办主任,由校办主任提出拟办意见,根据拟办意见呈送有关校领导批示。
  承办、催办。根据领导批示内容转送有关单位,并在时限范围内催办、督办,将办理结果向校办主任和提交请示报告单位反馈。
  编写周报、存档。每周将一周办理的请示报告制表(请示报告周报),通过办公系统制成请示报告周报。按规定将请示报告及相关附件、电子文档分类、整理,提交档案馆立卷、归档。