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规章制度

  为规范校长办公室办会程序和保证学校各级行政会议顺利召开,现根据《山西大学关于办文、办事、办会程序的若干规定》(校办字[2004]13号文件)制定山西大学校长办公室办会制度。
  一、全校工作计划会议
   1、全校工作计划会议以提高办学水平、促进学校发展为目的,是统一思想、总结经验、拟定规划的全局性工作会议,具有非常重要的作用。会议在总结前一年全校工作的基础上对本年度学校的重点工作进行规划,同时布置学校各部门的具体工作,对学校各项工作具有指导性意义。
   2、全校工作计划会议在每年年初召开,参加人员为山西大学全体校领导,党政机关各部门负责人,各学院分党委书记、院长,校一级研究所负责人。
   3、办公室要做好各项会务安排,派专人做好会议通知、材料收集整理、后勤服务等工作,保障全校工作计划会议的顺利召开。
   4、会议分校领导讲话、各单位汇报、分组讨论、会议总结四部分,相关人员要详细、准确的做好会议记录工作。会后相关人员要做好会议纪录的整理、发布工作,及时向全校教职员工传达会议精神。
  二、校长办公会议
   1、校长办公会议是校长主持召开的学校最高行政会议,是学校行政领导贯彻党和政府各项方针、政策,执行校党委的决议,实施规范管理和科学决策的重要组织形式。
   2、校长办公会议的参加人员为校长、副校长、校办主任。会议由校长主持,特殊情况可由校长委托的副校长主持。校长办公会必须由半数以上的组成人员参加方可召开,涉及到行政职能部门议题,确需其领导参加的,实行候会制度。会议一般每月召开一次,特殊情况可随时召开。
   3、会议的议题由校长、副校长提出,校长确定。各行政职能处室提交校长办公会议讨论的议题,须经过调研论证,提出具体意见,提前向校长办公室提交书面材料,校办报主管副校长同意,经校长批准后方可上会。临时动议不列入会议议题。
   4、为保证校长办公会议的效率和严肃性,要指派专人收集汇总议题、准备材料,经校长批准后,会前分发各参会人员。并详实的做好会议记录,及时准确的写出会议纪要。会议形成决议的,要拟出决议通知,经主任核稿,校长签发后,分别通报校党委委员和下达各有关单位。
   5、要加强督办检查工作,并将决议执行情况报告主管校领导。
  三、行政专题工作会议
   1、行政专题工作会议是指全校性的教学、科研和管理等各种会议,主要是交流信息、布置工作、协调组织全校行政工作。
   2、学校组织的专题行政会议,一般由分管副校长主持,办公室协调会议专题涉及的行政职能部门提前做好会议的通知、材料准备、会务工作。要指派专人作会议记录,及时准确形成会议纪要,主任审核后,请主管副校长签发,在办公自动化专题纪要栏发布。办公室和有关职能部门督促检查会议执行情况,并及时反馈相关校领导。
   3、各职能部门组织的会议,先由职能处室填写会议卡上报校长办公室后,办公室统筹安排,并请示有关校领导批准,方可召开。各职能部门自行组织,自行发通知,并做好会议记录、会务工作,督促检查会议各项事宜的执行情况。