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规章制度

  行政公文是是依法行政和进行公务活动的重要工具,山西大学校长办公室是学校行政公文处理的管理机构。为规范办公室行文管理,安全、保密、快捷地传递和制发文件,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定,结合《山西大学关于办文、办事、办会程序的若干规定》,特制定本制度。
  一、行文原则。
  公文拟定和制发要坚持精简、及时、程序、质量等原则。
  二、行文类型。
  (一)山西大学文件,校长办公室文件;
  (二)校长办公会议纪要,各类专题会议纪要;
  (三)学校往来函件、信件,各类证明和介绍信;
  (四)学校层面的综合性材料,如学校概况、工作总结和计划、调研报告、外宣材料等;
  (五)学校领导需要的相关材料,各类讲话稿件等;
  (六)工作周报,校园新闻,高教信息等;
  (七)各类通知和通告。
  (八)年鉴、画册、资料汇编等的整理和编订。
  三、行文规范。
  (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
  (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
  (三)公文的文种应当根据行文目的和与主送机关的行文关系确定。
  (四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
  (五)应当使用国家法定计量单位。
  (六)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
  (七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
  (八)公文的格式依据公文种类不同,严格按照行政公文规定格式撰写。
  (九)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。
  四、行文程序
  (一)学校的行政公文有“山西大学文件”、“山西大学校长办公室文件”两种。“山西大学文件”按照事由性质由校长办公室统一分类编号,目前学校有各类编号文件15种,未经学校批准的文件字号均为无效文件字号。
  属于全校性的重要方针、政策性问题以及对上级领导机关和平行机关较重要的行文,以“山西大学文件”校字号行文;属于全校性行政工作安排以“山西大学校长办公室文件”校办字号行文;属于教学、科研、人事等其它机构日常工作,以“山西大学文件”校×字文件行文,如山大教字[2009]5号。制发文件需履行下列程序:
   1、制发文件时,应事先填写“山西大学发文纸”,事由由主办单位草拟,单位主要领导审查后签字。
   2、属联合行文,要实行会签制度,用主办单位的分类文号。
   3、校长办公室专人核稿,校长办公室主任审核。重点是检查审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等。
   4、校字文件由校长签发,校×字文件和校长办公室文件由主管副校长签发。
  (二)校长办公会议纪要由校办专人记录,负责整理和保存;专题会议纪要应及时整理和保存,由相关部门领导和主管副校长同意后方予上网公布。
  (三)校级公函、证明、介绍信,须由本单位出具证明、单位领导签字同意后,经办公室主任审核同意,方予办理。其他特殊证明,如房产证明、学生在校学习证明、工资证明,还须由相关单位如后勤管理处、教务处、人事处审核后方予办理。
  (四)学校层面的各类综合性材料,要保证数据的统一性和准确性,单位或个人对外进行宣传或提供的学校资料,须经校长办公室核实,由主管副校长批准。
  (五)学校领导需要的相关材料、各类讲话稿件等要及时完成,办公室主任审稿,领导修改同意后方予定稿保存。
  (六)工作周报,校园新闻,高教信息等常规工作,要保证时效性和准确性,由办公室主任审核后及时上网;
  (七)各类通知和通告,要注意政策性,简明扼要,由办公室主任审核后及时上网。
  (八)年鉴、画册和资料汇编的编订要注意准确性、完整性、美观性的统一,由办公室主任审核和分管校领导同意后,方予印刷发行。
  五、行文保存、归档与保密工作。
  (一)校长办公室指定专人负责做好全校行政文件编号、保管、归档等工作。校内行政公文要严格控制数量,保证公文质量和公文的严肃性,并且除存档和必要留存外,一般均采取上网发布,控制纸质文件数量,逐步推行无纸化办公。
  (二)各类材料的纸质材料按要求整理后,及时交由学校档案馆保存。档案目录按照学校档案资料管理网络化的要求,由专人负责录入,与学校档案管理人员做好整理和交接,以保证资料的完整性和今后查阅的方便。
  (三)校长办公室文字资料由专人汇总整理,便于平常查阅。
  (四)严格遵守保密制度,确保公文安全、完整。办公室要跟踪公文的传递,严防文件失密与丢失。对需要收回或销毁的公文,及时收回或销毁。