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校办概况

校长办公室主任工作职责:

●主持办公室全面工作,抓好办公室制度建设,提高办公室工作规范化水平。

●负责办公室人事工作。

●负责办公室财务工作,执行学校财务纪律,严格财务管理程序。

●负责办公室思想政治、党风廉政工作,抓好安全稳定和保密工作。

●参加校长办公会,负责督办会议决议事项。

●协调处理校内重要行政工作。

●完成校领导交办的其他工作。

 

校长办公室副主任工作职责:

副主任一

●负责行政工作,协助主任分管综合科、行政科。  

副主任二

●负责文字材料工作,协助主任分管信息科、文秘科、校办车队。

 

法律事务办公室主任职责:

●负责为学校有关决策提供咨询服务,草拟审核学校重要合同。

 

重点工作督导室副主任职责:

●负责督导学校重点工作。

 

综合科工作职责:

●印章管理。负责管理山西大学印章及校长、副校长名章、山西大学校长办公室印章。

●办理上级来文、校内请示报告。负责签收和登记来自本校外部的公文,接收和办理校内各单位提交的请示报告;接收涉密文件、内部明电和传真电文,严格执行保密规定,做好各种涉密文件资料和校内内部文件的保密工作;负责重要文件和请示报告的转发、督办和信息反馈。

●资产管理。负责办公室固定资产的新增、报废、转账、预算、上报以及相关电子档案的登记与管理;管理校名、校徽、事业单位法人证书、机构代码证等学校无形资产。

●信访工作。负责接待、受理群众来信、来访、来电,做好上报、协调、督办、反馈工作。

●档案工作。负责用印凭单、上级来文、校内请示报告、各类文件、会议记录和纪要、调研报告等办公室纸质档案、电子档案的归档,做好校领导相关档案的收集和管理。  

●其他日常事务工作。负责开具介绍信和证明信等公函,办理各学院、机关启用新章手续,办理事业单位法人证书和机构代码证年审。负责会议通知及会议室安排和管理。负责公务派车。负责办公室日常管理,包括人员考勤记录和年终考评,办公室规章制度建设,征订、收发、管理信函、报刊和图书资料,处理废旧报纸,邮寄、领取信件、包裹和汇款单,采购、发放日常办公用品,交纳办公室固定电话费,做好相关财务管理,安排节假日值班,管理与使用办公室备用钥匙。

●其他工作。包括工会工作和计划生育工作。

●完成校领导及办公室领导交办的其他工作。

 

行政科工作职责:

●负责督察督办校领导安排的各项行政工作,及时向校领导汇报落实情况。

●负责有关部门和院校来校视察或访问的行政接待工作。

●积极加强对外联络,扩大学校影响。

●安排协调校领导的校务活动和联系基层活动,协调处理校内突发和重要事件。

●负责校领导公务出行安排。

●负责组织、承办、协调学校重要会议、重大活动。

●负责行政工作信息的记录、收集、整理、提供工作,促进学校行政工作的规范化。

●完成校领导及办公室领导交办的其他工作。

 

信息科工作职责:

●参照国家有关信息标准,组织起草学校信息化建设相关规范、标准,加强校园内部信息资源整合,集成各种业务信息服务,推进部门信息化管理以及部门之间的信息共享,提高信息资源的利用效率,为校园信息门户平台的建立奠定基础。

●参与学校办公自动化系统的建设和管理工作,充分发挥办公系统内部通信平台及信息发布平台的作用,实现文档管理及工作流程的自动化,辅助日常事务性工作的开展,提高行政管理工作效率。

●参与学校主页的设计、建设工作,检查、督导校内各单位网站的建设工作,确保学校主要网站上信息的及时性、准确性、有效性。

●规范学校各类数据的信息统计、报送流程,做好教育部等各级教育行政主管部门下达的各类统计数据的报送工作,负责向校内外单位提供学校基本统计数据和专项统计数据,做好各类统计数据的数字化管理和归档工作。

●负责组织《山西大学年鉴》、《山西大学画册》等外宣资料的搜集、编辑、出版及交流工作。

●收集、筛选各类媒体关于国内外高等教育的发展趋势、发展动态和最新举措等各类信息,及时发布。

●及时收集学校近期教学科研、学科建设、师资建设、人才培养、国际交流、校园建设、资产管理及后勤服务等方面工作动态及学校重大活动有关情况,定期编发《工作周报》。

●密切关注并掌握校内外各种bbs有关学校的热点话题,处理“校长信箱”中的信件,重要情况及时汇报并与有关部门联系,妥善处理,做好网上舆情办理工作。

●制作和维护办公室网站主页,及时更新信息,丰富网站内容。维护、管理办公室仪器设备,做好办公室信息知识普及工作,提高办公室人员的信息业务能力。

●整理、保存学校重大活动、重要会议、校园景观及学校领导外出考察等相关资料。

 

文秘科工作职责:

●草拟、整理以学校或校行政领导名义发布的讲话、报告、汇报、工作总结、工作要点等文字材料。

●草拟、审核、印发山西大学文件、山西大学校长办公室文件和以学校名义印发的函件。

●草拟、下发以学校或校长办公室名义下发的各类通知。

●收集校长办公会议题,整理会议记录和会议纪要,下发校长办公会决议通知单;负责专题会议记录和会议纪要;负责办公室工作会议记录;汇总各类会议签到表。

●编印年度资料汇编。

●开展调查研究,为领导决策提供相关资料。

●完成校领导及办公室领导交办的其他工作。

 

法律事务办公室工作职责:

●做好合同专用章管理工作。

●复核学校对外签订的协议。

●接受校内各单位的法律咨询,为学校有关决策提供法律分析。

●代理学校参与诉讼与仲裁。

●拟定学校重要合同。

●参与学校重大合同谈判。

●做好与法律事务相关的文字材料工作。

●完成校领导和办公室领导交办的其他工作。